Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna?

Obowiązujące w Polsce prawo nakłada na wszystkie przedsiębiorstwa (zarówno te o charakterze państwowym, jak i niepaństwowe) obowiązek archiwizowania dokumentów, które powstają na skutek prowadzonych działań. Archiwizuje się nie tylko dokumenty niejawne, ale również te, których jawność nie jest niczym ograniczona. Tyczy się to również dokumentacji kadrowej i księgowej.

Archiwizacja – co to takiego?

Terminem tym określa się proces, który polega na tworzeniu, odpowiednim zabezpieczaniu i właściwym klasyfikowaniu dokumentów. Zanim trafią one do archiwum, muszą zostać przygotowane i oznaczone według przyjętego w danej firmie klucza. Czas przechowywania uzależniony jest od rodzaju dokumentów i ściśle określany jest przez obowiązujące w Polsce prawo. I tak na przykład dokumentację pracowniczą, która dotyczy okresów zatrudnienia i pobieranego wynagrodzenia, należy przechowywać aż przez pięćdziesiąt lat od dnia ustania zatrudnienia lub przejścia na emeryturę. Kwestie te reguluje art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Już jednak wnioski urlopowe trzeba archiwizować jedynie przez dwa lata. Po ustaniu tego okresu dokumenty przekazywane są do zniszczenia. I tutaj bardzo ważna sprawa: musi to być przeprowadzone w taki sposób, aby zawarte w nich dane nie dostały się w niepowołane ręce.

Kategorie dokumentów

Prowadząc archiwizację, dokumentów nadaje się odpowiednie oznaczenie literowe. W Polsce obowiązuje następująca klasyfikacja:

• A – literą tą oznacza się dokumenty, których pod żadnym pozorem nie wolno zniszczyć. Mają one wartość historyczną i muszą być przechowywane wiecznie;
• B – to dokumentacja niearchiwalna. Kategorię tą dzieli na na podgrupy Bc, B+cyfra arabska oraz BE+cyfra arabska. Pierwsza podgrupa oznacza dokumenty, które mogą zostać zniszczone w momencie, kiedy nie są już niezbędne. Wystarczy włożyć je do znajdującej się w każdym biurze niszczarki. Ostatnia podgrupa to dokumenty, które przed zniszczeniem muszą zostać poddane stosownej analizie. To w jej wyniku można podjąć decyzję o ich utylizacji bądź dalszym archiwizowaniu.

Jak prawidłowo przygotować teczkę?

Wszystkie dokumenty, które trafić mają do archiwum zakładowe, muszą być sklasyfikowane według opisanych powyżej kategorii. Teczki dzieli się i prawidłowo układa. Stosowanie się do tych zasad sprawia, że odnalezienie właściwej teczki nie stanowi żadnego problemu bez względu na to, kto ją archiwizował. Dzięki temu nawet po wspomnianych w początkowej części artykułu pięćdziesięciu latach można bez trudu dotrzeć do poszukiwanych dokumentów.

Pamiętać trzeba, że wszystkie dokumenty w teczkach również muszą być precyzyjnie uporządkowane. Zawsze układa się je w sposób chronologiczny, kierując się jednocześnie numerami spraw.

Co grozi za nieprzestrzeganie zapisów o archiwizacji dokumentów?

Zapominając o archiwizowaniu dokumentów narażamy się na szereg problemów. W zależności od kategorii dokumentacji może to być grzywna, proces cywilny, a nawet sprawa karna. Dlatego tak ważne jest, aby o tym obowiązku nie zapominać. Można dzięki temu uniknąć naprawdę poważnych kłopotów.